Algemeen
ZVH is een woningcorporatie. Wij verhuren en beheren ruim 5000 woningen in de gemeente Zaandam. Om dit te kunnen doen hebben wij persoonsgegevens van onze huurders, medewerkers en andere mensen nodig. Wij nemen uw privacy serieus en houden ons aan een strikt privacybeleid, dit is een set interne regels over de omgang met gegevens. Hier staat in het kort het volgende in:

• Wij zorgen goed voor uw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we de gegevens niet voor andere dingen gebruiken dan echt nodig is. Ook behandelen wij persoonsgegevens in en buiten onze organisatie als vertrouwelijk.
• Wij ondernemen actie om uw persoonsgegevens te beveiligen en zorgen ervoor dat onze leveranciers dat ook doen.
• Wij houden ons strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Europese privacywet, en andere wetten over privacy.

Wanneer mogen wij gegevens gebruiken?
Wij gebruiken uw gegevens alleen als dit is toegestaan en we hiervoor een goede reden hebben, dit heet een verwerkingsgrondslag. De wet zegt dat wij gegevens mogen gebruiken als:

• de gegevens nodig zijn voor het kunnen sluiten en nakomen van een overeenkomst, zoals een huurovereenkomst of arbeidsovereenkomst;
• de gegevens verplicht moeten worden doorgeven, bijvoorbeeld aan de belastingdienst of politie;
• de gegevens nodig zijn voor ons bedrijf, we wegen dan uw privacy af tegen het bedrijfsbelang van ZVH, bijvoorbeeld als wij hennepteelt of woonfraude opsporen;
• in geval van levensbedreigende- of noodsituaties;
• u zelf toestemming geeft aan ons om de gegevens voor iets te gebruiken. Bijvoorbeeld om u onze nieuwsbrief toe te sturen.

Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de volgende doelen:

• Huur en verhuur: bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst, het toetsen van uw inkomen, het innen van huren, het onderhouden en repareren van de woning en het behandelen van geschillen.
• Sociaal beheer: hierbij kunt u denken aan het opslaan en delen van de noodzakelijke persoonsgegevens om bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt te bestrijden en om de leefbaarheid in de buurt te verbeteren.
• Personeel en salarisadministratie: registratie van informatie om salarissen te kunnen betalen, maar ook het vastleggen van ziektedagen en het functioneren van de medewerkers.
• Archiefbestemming: opslaan van gegevens in ons archief, omdat het moet van de wet of omdat wij deze nodig hebben, bijvoorbeeld omdat u nog bij ons huurt.
• Documentenbeheer: verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten, denk hierbij bijvoorbeeld aan postregistratie.
• Videocameratoezicht: gebruik van videobeelden voor de beveiliging van personen, gebouwen, terreinen en zaken, met behulp van duidelijk zichtbare videocamera's. Hierover kunt u meer lezen in ons [protocol cameratoezicht].
• Website: gebruikt van uw gegevens op de website om aan u onze (web)diensten te kunnen aanbieden en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt om onze website beter te maken. Hierover kunt u meer lezen in onze cookieverklaring die ook te vinden is op deze website.

Wanneer u huurder van ons wordt hebben wij van u de volgende persoonsgegevens nodig:
Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, inkomensverklaring, bankrekeningnummer en eventueel een urgentieverklaring en/of verhuurdersverklaring.

Andere bedrijven
ZVH geeft uw gegevens alleen door aan andere bedrijven wanneer dit nodig is voor het uitvoeren van werkzaamheden. Wij geven bijvoorbeeld uw naam, adres en telefoonnummer door aan de aannemers die voor ons het onderhoud aan uw woning uitvoeren. ZVH spreekt met deze bedrijven af dat zij goed met uw gegevens om zullen gaan.

ZVH is op grond van de wet soms verplicht om persoonsgegevens aan anderen te geven. Bijvoorbeeld wanneer wij gegevens moeten doorgeven aan autoriteiten voor een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.

ZVH kan in samenwerkingsconvenanten afspreken om gegevens uit te wisselen met bijvoorbeeld de gemeenten, politie en zorginstellingen. Deze gegevensuitwisselingen voldoen altijd aan de wet en wij zullen niet meer persoonsgegevens delen dan nodig is.

Gegevensbeveiliging
De veiligheid van uw persoonlijke gegevens is voor ons erg belangrijk. Onze managers en onze bestuurder zijn verantwoordelijk voor de bescherming van de gegevens die op hun afdelingen gebruikt worden. Zij zorgen voor veiligheidsmaatregelen, deze worden regelmatig gecontroleerd en wanneer nodig aangepast aan de nieuwste technieken. Al onze medewerkers zijn geheimhouding van uw gegevens verplicht.

Deze regels gelden ook voor bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Bewaartermijnen
ZVH bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk mag of zolang ze nodig zijn voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de soort gegevens.

Het is mogelijk dat er in het verleden gegevens in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen.

Uw rechten
U mag ons allerlei dingen vragen over uw persoonsgegevens, hieronder worden uw verschillende rechten uitgelegd. Als u uw rechten wilt uitoefenen kunt u contact opnemen per mail via privacy@zvh.nl of telefonisch via 075-68 11 711.

-        Recht op inzage en afschrift

U heeft het recht uw eigen persoonsgegevens in te zien. U kunt vragen waarvoor wij uw gegevens gebruiken en met wie wij deze gegevens delen. U heeft ook het recht hiervan een kopie te ontvangen. Als gegevens van een andere persoon zijn opgenomen in uw dossier halen wij deze eruit om de privacy van die persoon te beschermen.

-        Recht op correctie

U heeft het recht uw gegevens te laten verbeteren of aanvullen als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

-        Recht op verwijdering

U mag ons vragen gegevens van u te verwijderen. Dit doen wij dan wanneer:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor wij ze verzameld hadden;
• wij de persoonsgegevens onrechtmatig gebruiken;
• u uw toestemming intrekt (als dit de reden was van de verwerking).

-        Recht op bezwaar

U mag zich tegen een specifiek gebruik van u gegevens verzetten. Daarvoor moet u (zwaarwegende) persoonlijke omstandigheden noemen, wij beoordelen dan of het gebruik van uw gegevens inderdaad onwenselijk is.

-        Recht van beperking

In bepaalde gevallen kunt u vragen het gebruik van uw gegevens tijdelijk stop te zetten. Bijvoorbeeld wanneer wij aan het uitzoeken zijn of uw gegevens juist zijn of misschien onrechtmatig door ons worden verwerkt.

Wijzigen van de privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, is het goed om zo nu en dan deze verklaring te lezen.

Contact
Als u nog vragen, opmerkingen of klachten heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met onze privacy officer: privacy@zvh.nl of telefoon 075-68 11 711. Wanneer u er met ons niet uit komt kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.